Proattivo vs. Aziende reattive e lavoro distribuito: dieci punti fondamentali

Mentre guardiamo al ritorno al lavoro dopo la pausa estiva, diventa chiaro che abbiamo poca idea di cosa ci aspetta e che ci sono poche prospettive di “tornando alla normalità”, o come erano le cose prima della pandemia.

In primo luogo, gli esperti ci avvertono che possiamo aspettarci focolai continui durante l’autunno e l’inverno quando le temperature scendono e più di noi ritrovarci di nuovo in spazi chiusi. Ora sappiamo un po ‘di più sul virus, ma troppe persone devono ancora capire le precauzioni che dobbiamo prendere per impedirne la trasmissione e neppure capiscono il concetto di crescita esponenziale, il che significa che le infezioni continuano a diffondersi non appena le misure di contenimento sono allentate.

Il virus sarà con noi per molto tempo a venire, obbligandoci a farlo ridisegnare il nostro mondo e le nostre attività per tenerne conto. Per il mondo aziendale, ciò implica molti cambiamenti: rispondere alla pandemia è come qualsiasi altro processo di adozione, che richiede l’adattamento a un ambiente in evoluzione. Ci saranno aziende proattive che cercheranno di affrontare questi cambiamenti di propria iniziativa e che si distingueranno da società puramente reattive che si limiteranno al semplice rispetto della legge.

Come dovrebbero prepararsi le aziende per l’immediato futuro? Fondamentalmente, accettando che la situazione attuale non è più eccezionale, non è più semplicemente una risposta a un’emergenza una tantum, ma parte del modo in cui vivremo a lungo. Ciò comporta una serie di passaggi, alcuni dei quali sono molto simili alla preparazione per il processo di trasformazione digitale.

1. Mappatura dei processi: le aziende devono effettuare una mappatura dettagliata dei loro processi produttivi e amministrativi. I flussi di informazioni, i responsabili, le dipendenze, i processi di approvazione, ecc. Devono essere acquisiti in un diagramma di flusso, rivisti e approvati da tutti i soggetti coinvolti.
2. Riprogettazione del processo: Praticamente tutti quei processi che coinvolgono interazioni faccia a faccia o usano la carta, devono essere riprogettati per evitare la dipendenza da metodologie o tecnologie che non possono essere digitalizzate. Inoltre, questa riprogettazione non dovrebbe concentrarsi sul tentativo di preservare l’essenza dei processi precedenti, ma dovrebbe essere affrontata in modo aggressivo per trovare l’ottimizzazione per un ambiente digitale.
3. Concentrati sulle persone: questo è, di per sé, un nuovo ruolo per i dipartimenti delle persone – erroneamente chiamato risorse umane, come se le persone fossero solo un’altra risorsa – e significa comprendere i tratti della personalità di tutti coloro che lavorano nell’organizzazione, diagnosticare il loro grado di comfort e adattamento alle metodologie basate sul lavoro a distanzae valutare se dispongono delle attrezzature necessarie per poter lavorare da casa o ovunque. Ciò richiederà all’azienda di far fronte a determinate spese, di concordare orari e orari di lavoro e di adattarsi il più possibile alle esigenze delle persone.
4. Bisogni di formazione: gli strumenti di oggi sono sempre più semplici e le aziende non devono necessariamente dedicare troppo tempo alla formazione delle persone su come utilizzarle. Ma l’uso di base è una cosa, e le scorciatoie, i consigli o le tattiche utilizzate dalle persone dopo aver acquisito un buon livello di fluidità sono un’altra. Lo sviluppo e la promozione di comunità di buone pratiche è fondamentale. Se riusciamo a convincere le persone dell’organizzazione a vedere questi strumenti come un’estensione di se stessi, possiamo ridurre notevolmente i livelli di frustrazione che derivano dal lavorare in un nuovo ambiente.
5. Riprogettare la comunicazione: un’azienda progettata per il lavoro distribuito non può dipendere da e-mail o strumenti generici non professionali come WhatsApp. I processi di comunicazione basati su strumenti professionali dovranno essere progettati per un ambiente aziendale e, soprattutto, dovranno essere versatili, in grado di integrare facilmente altri strumenti. Slack sarà la scelta ovvia, ma ci sono altre opzioni. Non impantaniamoci nell’usare questo o quello strumento, ma invece tenere conto dei protocolli di utilizzo: un singolo membro del team che non utilizza correttamente Slack può far impazzire l’intera organizzazione.
6. Strategia di sicurezza: le aziende dovranno ripensare i propri processi di sicurezza in conformità con le nuove procedure e strumenti, ma senza rendere la sicurezza una grande sfida o trasformarla in una seccatura. Questo sarebbe il momento giusto per adottare strumenti come gestori di password o VPN che consentono un ambiente sicuro, oltre a formare le persone in buone pratiche di sicurezza.
7. Strategia a lungo termine: è essenziale chiarire all’intera organizzazione che, contrariamente a quanto accaduto all’inizio della pandemia, questa non è più un’emergenza temporanea, ma piuttosto una riprogettazione del modo in cui lavoreremo in futuro. Questo, oltre a ridurre il livello di incertezza, può aiutare molti lavoratori nel processo decisionale personale in questioni importanti come il trasferimento: negli Stati Uniti, ad esempio, alcune società di traslochi hanno riportato aumenti di attività negli ultimi mesi fino a 160% e circa una persona su tre sta prendendo in considerazione una mossa entro i prossimi sei mesi.
8. Riprogettazione di uffici e sedi fisiche: fare del lavoro distribuito la prima opzione non significa rinunciare agli uffici, ma sicuramente significa ridimensionandole e riprogettandole. Gli uffici diventeranno un luogo per fornire servizi al team: attrezzature, strutture o installazioni che la maggior parte delle persone non avrà a casa, nonché per socializzare, per determinati incontri o eventi, ecc. L’ufficio in cui tutti vanno a lavorare ogni giorno ha perso il suo significato.
9. Riprogettazione delle interazioni: il lavoro distribuito implica nuove regole di interazione. Ciò comporterà la riduzione del numero di riunioni e attività sincrone e la comprensione del fatto che un’e-mail, un thread lento o un documento condiviso non devono necessariamente essere intesi come qualcosa che richiede una risposta immediata e che le persone hanno il proprio ritmo e le proprie preferenze quando lavorano. L’impressione iniziale che abbiamo avuto all’inizio della pandemia di lavorare ora tutto il giorno, tutto il tempo è semplicemente insostenibile ed è importante che l’organizzazione lo capisca. La riprogettazione dell’interazione coinvolge anche altre cose: come incoraggiare l’innovazione, come impegnarsi brainstorming virtuali… queste non sono necessariamente domande ovvie e potrebbero richiedere un po ‘di allenamento.
10. Fiducia: il lavoro distribuito funziona solo quando le aziende sono in grado di creare un ambiente di fiducia con la forza lavoro. Se i tuoi manager non sono in grado di capirlo, continuano a provare a microgestire e hanno persino intenzione di farlo installare strumenti di monitoraggio sui computer dei loro team, non lasciarli: è meglio cambiare manager.

E infine: non cercare di giudicare l’impatto di questi cambiamenti troppo rapidamente. Possono essere necessarie settimane o mesi per adottare e radicare le abitudini. Se provi a valutare le cose dopo qualche giorno, sarà un disastro: i processi che sono ancora scarsamente preparati, i lavoratori sono ancora scettici, ci saranno persone che insistono nel fare le cose alla vecchia maniera, molte pratiche inefficienti, ecc. parlando di decenni di abitudini e riflessi condizionati … devi dare ai nuovi processi il tempo di consolidarsi correttamente.

Il mondo è cambiato e questi cambiamenti sono qui per rimanere. Nei prossimi mesi vedremo ridefiniti molti aspetti della vita e il lavoro sarà uno di questi. Se non lo capisci e speri semplicemente che le cose tornino come erano nel 2019, avrai problemi. Sii invece proattivo.